Targi branżowe- jak je zorganizować

organizacja targów

Targi branżowe to najlepszy sposób nie tylko na prezentację i wystawienie swoich produktów, ale także nawiązanie nowych znajomości czy propozycji współpracy z firmami z tej samej branży, której zakres usług mógłby zostać poszerzony i dodatkowe elementy. Ousourcowanie prac jest współcześnie bardzo modne- delegujemy zadania, całe zlecenia bardziej wyspecjalizowanym agencjom lub firmom, rpzy tym realizując umowy zawarte z naszymi głównymi kontrahentami. Oczywiście kompleksowość usług najczęściej pozwala nam na zachowanie części przychodu, jednak nie zawsze jest to opłacalne. Podpisując umowę z firmami zewnętrznymi możemy oczekiwać szybszej realizacji, stawiać wymagania co do jakości wykonywaj pracy. Niemniej targi branżowe to imprezy, które cieszą się olbrzymią popularnością, a największe targi wystawiennicze w Polsce odbywają się głównie w Kielcach, W poznaniu, Warszawie, Łodzi czy Katowicach. Są w Polsce takie miasta, które od zawsze kojarzą nam się z targami określonej branży- targi energetyki w Katowicach, targi przemysłu obronnego w Kielcach, Międzynarodowe targi w Poznaniu czy konferencje MŚP, targi budownictwa w Gliwicach, targi ślubne w Warszawie lub Krakowie, czy targi żeglarskie czy turystyczne w Łodzi.

Organizacja targów

Organizacja targów to ogromne wyzwanie. Zarówno pod względem logistycznym, ale także promocji- marketingu. Organizacja targów to nie tylko planowanie i przygotowanie scenariusza, to także sam proces realizacji, oraz- o czym wiele osób zapomina- jeszcze krótki czas po ich zakończeniu, kiedy dochodzi do rozliczeń, analiz, podsumowań od strony technicznej, ale także nadal intensywna praca nad promocją. Postaramy się w kilku słowach nakreślić główne obszary związane z organizacją targów, jako inspirację do dalszego poszukiwania najlepszych rozwiązań.

Organizacja targów, czy jakiegokolwiek innego większego wydarzenia kulturalnego, sportowego wymaga odpowiedniego przygotowania. Akcje planowane są na długie miesiące przed, nierzadka okres ten liczony jest w cyklu pełnych 12 miesięcy. To nie tylko czas jaki poświęcamy na badanie rynku, ale także promocje wydarzeń, wyszukiwanie odpowiednich miejsc do ich organizacji, rozsyłanie zaproszeń, bookowanie miejsc wśród uczestników i gości, organizacja dodatkowych atrakcji. Proces ten często jest o wiele dłuższy niż mogło nam się wydawać, zwłaszcza jeśli planujemy dużą masową imprezę o charakterze międzynarodowym. Wtedy w sztab osób odpowiedzialnych za organizację wchodzi dziesiątki osób i zespołów- nierzadko jest to także kilka firm i agencji współpracujących.

Miejsce

Organizując targi musimy z góry zaplanować ich wielkość. Zazwyczaj planując imprezę o niszowym charakterze nie musimy zakładać, że pojawi się na nij bardzo dużo gości, choć wszystko zależy od tego jaki cel przyświeca organizacji i to właśnie on powinien stanowić punkty wyjścia w procesie planowania. Jeśli celem targów może być networking, wymiana doświadczeń firm z tego samego obszaru, umożliwienie nawiązania współpracy pomiędzy przedstawicielami firm. Celem targów może być także możliwość nawiązywania kontaktów pomiędzy firmą a potencjalnym klientem. Targi organizowane są także w celu prezentacji nowego produktu. Choć głównym elementem całej imprezy jest właśnie to jedno wydarzenie, wszystkie pozostałe są wydarzeniami towarzyszącymi,które przyciągną swoich klientów- taki wymiar posiadają np. targi motoryzacyjne, podczas których prezentowana jest oferta wielu firm z branży, a ukoronowaniem jest prezentacja najnowszego modelu samochodu głównego sponsora akcji lub targi modowe- te bardziej rozbudowane, trwające kilka dni dzielone są na sektory dotyczące stylu, grup docelowych. Wszystko zależy od celu i zamysłu.

W związku z tym nie bez znaczenia jest miejsce organizacji targów. Nie tylko metraż powierzchni ma w tym wypadku znaczenie, ale także lokalizacja, a przede wszystkim możliwość dojazdu. Nie zawsze wybór centrum miasta będzie najlepszą możliwością. Na co jeszcze trzeba zwrócić uwagę? Możliwość postoju- zapewnienie miejsc parkingowych zwłaszcza jeśli spodziewamy się osób przyjezdnych. Parking czy dojazd do miejsca targów, które odbywać mają się w centrum miasta powinien także zostać zaplanowany. W przypadku Krakowa, Wrocławia czy innych miast, w których centrum miasta wyłączone jest z możliwości ruchu samochodów, a dogodne miejsce parkingowe znajduje się na obrzeżach miasta czy danej dzielnicy, warto poinformować uczestników i gości o takiej sytuacji, zaplanować dodatkowy transport na miejsce imprezy.

W przypadku miejsca, również duże znaczenie mają konteksty historyczne. Doskonale zaplanowana impreza nierzadko odbywa się w miejscach, które są dla danej branży ważne lub też w istotny sposób kojarzą się z danym środowiskiem. Dla wielu uczestników targów lokalizacja ma duże znaczenie. Architektura miejsc wystawienniczych przyciąga gości, zwłaszcza jeśli na co dzień dane obiekty nie są dostępne.

Logistyka

Kwestie związane z logistyką to wszystkie elementy, które wymagają zaplanowania i integracji. Jak wspomnieliśmy przy okazji miejsca- lokalizacji wydarzenia, istotne kwestie to m.in. postój, transport, zaplanowanie komunikacji, oszacowanie kosztów i dróg. W kwestii organizacji, praktycznie każdy element targów wymaga zaplanowania i umiejętności analitycznych. Zaplanowanie miejsc, dystrybucja miejsc i biletów, nawiązanie kontaktów z wystawcami, promocja wydarzenia, określenie grup odbiorców. To wszystko mieści się pod hasłem logistyka. Na co jeszcze zwracają uwagę eksperci? To m.in. na kwestie związane z prawem dotyczącym organizacji imprezy masowej w danym państwie, jeśli to impreza organizowana przez sponsora, którego filie znajdują się na rynku polskim, a także obyczajami. Obyczaje, kultura i historia danego kraju również stanowi element wiedzy, który warto zgłębić. Przy nieznajomości reguł panujących w danym państwie szybko możemy doprowadzić do sytuacji konfliktowych i działających na szkodę naszego przedsięwzięcia.

Obsługa wydarzenia

agencja hostess cała polskaPowodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od tego, jak profesjonalnie podchodzimy do organizacji. Również profesjonalizmu oczekuje od wszystkich firm zaangażowanych w organizację. Dopierając partnerów targów zwracamy uwagę na jakość, terminowość oraz warunki obsługi wydarzenia. Zaczynając od wyboru firmy ochroniarskiej, firm zajmujących się instalacjami elektrycznymi, firmy eventowe, które stawiają sceny i odpowiadają za nagłośnienie dużych imprez, są to także firmy, które zajmują się wynajmem maszyn eventowych, boxów, stoisk. Wśród firm realizujących zlecenie nie brakuje agencji PR, marketingowych, interaktywnych, które dbają o promocję wydarzenia. Podczas trwania targów nie bez znaczenia jest także obsługa- zarówno firmy cateringowe, ale także hostessy. Agencja hostess powinna dysponować odpowiednim zespołem, który obsłuży nasze wydarzenie. Najczęściej do zadań hostess należy informowanie gości, promocja wydarzenia. Hostessy znajdują się zarówno w obiekcie zatrudnione z ramienia organizatorów, ale także wynajmowane są do obsługi stanowisk wystawienniczych. Jeśli szukasz profesjonalnej obsługi swojego wydarzenia zwróć uwagę na opinie agencji na rynku czy w branży. Choć ogólnopolska agencja hostess, oferuje usługi w całym kraju, najlepiej wybrać lokalną agencję. Powodów jest kilka, głównie chodzi o kontakty jakie posiada np. stołeczna agencja hostess. Warszawa to miasto, w której znajdziemy wiele firm oferujących usługi, jakie mogą nam się przydać podczas organizacji targów, a możliwości kontaktu z nimi czasami jest bardziej opłacalna kiedy pośredniczy ktoś, kto z daną firmą już współpracował. Oczywiście w grę wchodzi nie tylko Warszawa, ale także agencje hostess z Poznania, Kielc, Katowic czy Wrocławia.